Person arbeitet am Laptop

Wir alle haben gute und schlechte Tage. Aber Realität ist, nicht nur in den Ferien, sondern auch bei der Arbeit kann man richtig gute Tage haben. Ein Aspekt der zu guten Tagen beitragen könnte ist, dass man richtig produktiv ist, Resultate sieht und viel Energie hat um anstehende Arbeiten auszuführen. Doch Tage an denen man immer wieder abgelenkt wird, die Müdigkeit an die Türe klopft und nichts vorwärts zu gehen scheint, nehmen wir als schlechter wahr. Doch gibt es Möglichkeiten vermehrt gute Tage zu haben? Und nicht dem Zufall zu überlassen ob es läuft, oder nicht läuft? Anhand der folgenden, einfachen Massnahmen, kann die Qualität des eigenen Arbeitsalltags schon drastisch verbessert und ein erfüllenderes Arbeitsleben angestrebt werden. Energie- und Zeiteffizienz tragen dazu bei.

Person schreibt sich Ihre Termine im Kalender ein

Bessere Zeiteinteilung

Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, Zeit besser einzuteilen. In diesem Prinzip werden Aufgaben in vier Abschnitte eingeteilt:

dringendnicht dringend
wichtig
nicht wichtig

Um Arbeiten sinnvoll auszuführen ist es empfehlenswert auf dieses System zurück zu greifen. Und mit ein bisschen Übung verwaltet man schon bald eine Menge Aufträge ohne Mühe und mit Freude. Je nach Dringlichkeit ist es auch sinnvoll Unterstützung beizuziehen. Arbeiten, bei denen wir uns unsicher fühlen, oder die aufwändig und mühsam erscheinen schieben wir manchmal auf. Dies ist jedoch nicht empfehlenswert. Die Effektivität beim Ausführen der vorangehenden Aufgaben ist nicht optimal, da die «mühsame Aufgabe» im Hinterkopf herum schwirrt und an unserer Energie nagt. Wenn diese Aufträge jedoch gleich erledigt werden, kann man die weiteren Aufgaben mit mehr Freude und Energie erfüllen. Zusätzlich fühlt man sich entspannter, weil diese Aufgabe bereits vollendet ist.

Smartphone Display zeigt an das es lädt

Energie gut einsetzen, Ablenkungen minimieren

Etwas Weiteres, das neben der effektiven Zeiteinteilung hilft besser zu arbeiten, ist die eigene Energie gut einzuteilen. In einem ersten Schritt ist es darum gut sich bewusst zu werden, wann die Energie am grössten ist. Wie man in der Alltagssprache fragen würde: «Bist du ein Morgenmensch oder ein Abendmensch?». Oder in anderen Worten ausgedrückt: In welchen Zeiten des Tages kannst du dich am besten auf eine Aufgabe konzentrieren? Sobald du herausgefunden hast, wann dies ist, kannst du deinen Alltag dementsprechend planen. Aufgaben die viel Konzentration und Denkvermögen benötigen, tätigt man somit am besten in der Zeit in der man am meisten Energie hat.

Wenn man an einer Aufgabe ist, die Konzentration benötigt, ist es empfehlenswert Ablenkungen zu verringern. Dies sind zum Beispiel selbst initiierte Gedanken über nicht auftragsbezogene Dinge. Andere sind Telefonanrufe oder Email-Benachrichtigungen. Wenn man eine Aufgabe erfüllt die viel Konzentration benötigt, wäre es darum gut an einem Ort zu arbeiten, an dem man möglichst wenig Ablenkung hat. Anhand der folgenden Ansicht ist zu erkennen wie viel Zeit man benötigt, nachdem man abgelenkt wurde, sich wieder auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Nach jeder Ablenkung benötigt man ungefähr doppelt so lange um sich wieder zu konzentrieren und diese Zeit verdoppelt sich nach jeder weiteren Ablenkung erneut. Dies ist enorm viel Zeit und Energie die man besser einsetzen könnte.

Konzentrieren, Arbeiten, Deep Focus

(Ablenkende) Aufgaben wie Emails beantworten, oder allgemein kleinere Aufgaben benötigen im Bezug auf den Energieaufwand nicht die maximale Konzentration. Trotzdem sind diese Zeitaufwändig. Solche Aufgaben plant man darum am besten dann ein, wenn die Energie nicht all zu hoch ist. Falls es der Beruf zulässt, wäre es eine Möglichkeit, diese Aufgaben an einem bestimmten Zeitpunkt vom Tag (wie z.B. an jedem Tag um 10.00 und 14.00 Uhr) zu erledigen. Somit kann man bewusster mit kleineren Aufgaben, die Möglichkeit zur Ablenkungen bieten, umgehen.

Geordneter Arbeitsplatz

Arbeitsplatzoptimierung

Ordnung und System am eigenen Arbeitsplatz hilft dabei effizienter zu arbeiten. Welche Arbeitsmittel werden alltäglich benötigt? Diese platziert man am besten so nahe, dass sie mit einem Handgriff verfügbar sind. Alles was selten verwendet wird, kann der Notwendigkeit entsprechend platziert oder sogar verstaut werden. Unterlagen für zu erledigende Aufträge oder Aufträge, bei denen man auf eine Antwort wartet, platziert man am besten an einem vordefinierten Ort am Arbeitsplatz. Es kann helfen, diese Aufträge ausserhalb vom Gesichtsfeld zu platzieren wie zum Beispiel in einer Schublade zu platzieren. Somit schweifen die Gedanken weniger vom aktuellen Auftrag zu den bevorstehenden Aufgaben ab. Ein weiterer Mehrwert von Ihrem Arbeitsplatz könnten zum Beispiel Fotos oder Topfpflanzen sein, da diese zur Wohlfühlatmosphäre beitragen.

Möglichkeiten zur Optimierung der Arbeitseffizienz gibt es viele. Welches sind Aspekte oder praktische Massnahmen, die Ihnen helfen die Qualität vom Alltag zu optimieren und effektiver zu arbeiten? Was an diesem Beitrag hat Ihnen gefallen? Teilen Sie Ihre Meinung in den Kommentaren mit. Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Beitrag zu lesen.

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